Manajemen Mutu Proyek

 

       Manajemen Mutu Proyek adalah aspek-aspek dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan dan menjalankan kebijakan mutu suatu perusahaan/organisasi. Dalam rangka mencukupkan kebutuhan pelanggan dan ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan ekonomis, seorang manager proyek harus memasukkan dan mengadakan pelatihan management kualitas.

Hal hal yang menyangkut kualitas yang di maksud diatas adalah :
• Produk / pelayanan / proses pelaksanaan.
• Proses management proyek itu sendiri.
Didalam tuntutan zaman , dan dalam era persaingan bebas, kita harus banyak belajar tentang hal hal yang menyangkut proses manajemen dalam lingkungan kerja, terutama tentang pentingnya sistem dan realisasinya dalam proyek di lapangan. 

4 Komponen Utama Manajemen Mutu 
Manajemen mutu terdiri dari empat komponen utama, yang meliputi:
- Perencanaan Kualitas – Proses mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek dan memutuskan bagaimana cara memenuhinya.
- Peningkatan Kualitas – Perubahan yang disengaja dari suatu proses untuk meningkatkan kepercayaan atau keandalan hasil.
- Kontrol Kualitas – Upaya berkelanjutan untuk menegakkan integritas dan keandalan proses dalam mencapai hasil.
- Jaminan Kualitas – Tindakan sistematis atau terencana yang diperlukan untuk menawarkan keandalan yang memadai sehingga layanan atau produk tertentu akan memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. 

Tujuan Manajemen Mutu
Tujuan dari manajemen mutu adalah untuk memastikan bahwa semua bagian dalam organisasi bekerja bersama untuk meningkatkan proses, produk, layanan, dan budaya perusahaan untuk mencapai keberhasilan jangka panjang yang berasal dari kepuasan pelanggan.

-Tepat Biaya 

     Pengelolaan biaya meliputi segala kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan dan pemakaian dana proyek, mulai dari proses memperkirakan jumlah keperluan dana, mencari dan memilih sumber dan macam pembiayaan, perencanaan serta pengendalian alokasi pemakaian biaya sampai pada akuntansi dan administrasi pinjaman/keuangan.

- Perencanaan Sumber Daya Proyek

Perencanaan sumber daya meliputi pengidentifikasian jenis dan kuantitas sumber daya (manpower, peralatan, dan material) yang diperlukan guna melaksanakan pekerjaan sesuai dan lingkup proyek. Output dari proses ini ialah catatan atau Daftar Jenis Sumber Daya yang diperlukan serta kuantitas masing-masing komponennya.

- Perkiraan Biaya Proyek

Kuantitas dan jenis sumber daya diidentifikasi dilanjutkan dengan Estimasi Keperluan Biaya guna pengadaan sumber daya bersangkutan yang dinyatakan dalam satuan uang, misalnya rupiah. Mengadakan perkiraan biaya termasuk mengkaji atau menjadi alternatif terbaik dari segi biaya. Output dari proses ini adalah dokumen yang berisi Perkiraan Biaya Proyek beserta penjelasan yang diperlukan.

- Penyusunan Anggaran Proyek

Penyusunan anggaran berarti memerinci Alokasi Biaya untuk masing-masing kegiatan, yang diintegrasikan dengan jadwal penggunaannya. Anggaran ini nantinya akan menjadi tolok ukur pengendalian kinerja kegiatan yang bersangkutan. Output dari proses ini adalah Dokumen Anggaran Biaya Proyek serta rencana penarikannya.

- Pengendalian Biaya Proyek

Proses pengendalian biaya termasuk memantau dan mencatat apakah penggunaan biaya telah sesuai dengan perencanaan. Bila tidak sesuai, dicari sebabnya dan dievaluasi dampak yang mungkin terjadi serta diadakan koreksi. Output dari proses ini adalah Change Order dan Revisi Anggaran.

- Teknik dan Metode

Dikenal banyak teknik dan metode pengelolaan biaya, di antaranya yang terpenting adalah sebagai berikut:

        - Mengkaji catatan masa lalu (data historis).

        - Menggunakan data bank, katalog, dan indeks harga.

        - Metode parametris, metode Lang, dan rumus Hirsch & Glazier.

        - Quantity take-off dan harga satuan.

        - Varians dan metode earned value.

        - Cost and schedule control system criteria.

        - Rekayasa nilai.

-Tepat Waktu

         Waktu atau jadwal merupakan salah satu sasaran utama proyek. Keterlambatan akan mengakibatkan berbagai bentuk kerugian, misalnya penambahan biaya, kehilangan kesempatan produk memasuki pasaran, dan lain-lain. Pengelolaan waktu mempunyai tujuan utama agar proyek diselesaikan sesuai atau lebih cepat dari rencana dengan memperhatikan batasan biaya, mutu dan lingkup proyek.

- Identifikasi Kegiatan Proyek

Proses pengelolan waktu diawali dengan mengidentifikasi kegiatan proyek agar komponen lingkup proyek WBS atau deliverables yang telah ditentukan dapat terlaksana sesuai dengan jadwal. Output dari proses ini ialah Daftar Kegiatan dan WBS.

- Penyusunan Urutan Kegiatan Proyek

Setelah diuraikan menjadi komponen-komponennya, lingkup proyek disusun kembali menjadi urutan kegiatan sesuai dengan logika ketergantungan. Output dari proses ini ialah Jaringan Kerja Proyek.

- Perkiraan Kurun Waktu Proyek

Setelah terbentuk Jaringan Kerja , masing-masing komponen kegiatan diberikan perkiraan kurun waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan yang bersangkutan. Output proses ini adalah jaringan kerja yang telah Memiliki Kurun Waktu dan Perkiraan Sumber Daya yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan tersebut.

- Penyusunan Jadwal proyek

Jaringan kerja yang masing-masing komponen kegiatannya telah diberi kurun waktu kemudian secara keseluruhan dianalisis dan dihitung kurun waktu penyelesaian proyek dan milestone yang merupakan titik penting dari sudut jadwal proyek. Output dari proses ini adalah Jadwal Induk, Milestone dan Jadwal untuk Pelaksanaan Pekerjaan di lapangan.

- Pengendalian Waktu dan Jadwal proyek

Pengendalian waktu meliputi kegiatan yang berkaitan dengan pemantauan dan pengkoreksian agar "progres" pekerjaan proyek sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Output dari proses ini adalah Revisi Jadwal Induk, Milestone dan Jadwal Pekerjaan Lapangan.

- Teknik dan Metode

Teknik dan metode yang berkaitan dengan pengelolaan waktu atau jadwal adalah sebagai berikut :

       - Bagan balok dan jaringan kerja (CPM, PERT, PDM) untuk menyusun jadwal dan menganalisis waktu penyelesaian proyek.

       - Data bank dan historical record untuk memperkirakan kurun waktu komponen kegiatan.

       - Resource leveling untuk meratakan penggunaan sumber daya.

       - Cost and shedule trade off untuk mencari jadwal yang ekonomis.

       - Simulasi, misalnya analisis Monte Carlo.

       -Fast tracking.

-Tepat Mutu

           Pengelolaan mutu meliputi kegiatan-kegiatan yang diperlukan agar hasil proyek memenuhi persyaratan, kriteria dan spesifikasi yang telah ditentukan. Agar suatu produk atau servis hasil proyek memenuhi syarat penggunaan, diperlukan suatu proses yang panjang dan kompleks, mulai dari mengkaji syarat yang dikehendaki oleh pemilik proyek atau pemesan produk, menyusun program mutu, dan akhimya merencanakan dan mengendalikan aspek mutu pada tahap implementasi atau produksi.

- Program Pengelolaan Mutu

Program pengelolaan mutu menitikberatkan perencanaan sistematik suatu kegiatan yang bertujuan memberikan keyakinan (confidence) bahwa proyek akan dapat memenuhi standar mutu yang ditentukan. Program ini antara lain meliputi Identifikasi Kriteria dan Spesifikasi yang akan dipakai proyek, kemudian mengkaji relevansinya dengan standar yang telah dibakukan (established) dan membuat perencanaan perihal kebijakan kualitas dan mereview organisasi yang akan menanganinya. Output dari proses ini adalah Dokumen Policy Kualitas, Organisasi Pelaksanaan, dan Rencana Kerja.

- Quality Assurance (QA)

Quality Assurance meliputi semua kegiatan dalam quality system yang bertujuan memberikan kepercayaan kepada semua pihak yang berkepentingan bahwa semua tindakan yang diperlukan untuk mencapai standar mutu proyek telah dilaksanakan dengan berhasil.

- Quality Control (QC)

Quality Control meliputi semua kegiatan yang berhubungan dengan pemantauan dan pengkajian hasil proyek (baik hasil antara atau final) untuk menentukan apakah telah memenuhi persyaratan yang ditentukan, kemudian mengidentifikasi cara untuk menghilangkan sebab terjadinya penyimpangan. Output dari proses ini adalah  Perbaikan (bila terjadi penyimpangan) dan Keputusan Persetujuan atau acceptance (bila sesuai dengan spesifikasi).

- Teknik dan Metode

Teknik dan metode yang penting dalam pengelolaan mutu adalah sebagai berikut :

         - Destruction test .

         - Inspeksi dan uji coba kemampuan kinerja (performance test)

         - Control chart .

         - Pareto diagram .

         - Metode sampling